Você sabe o que é um plano de trabalho e qual a importância de ter um?
Não importa o tipo de negócio que você tem: uma loja virtual de dropshipping nacional ou internacional, um e-commerce dedicado à revenda de roupas, um negócio que presta serviços especializados... Qualquer que seja o seu nicho, você deve saber que a organização é um fator decisivo para alcançar o sucesso.
E uma das ferramentas mais importantes para a organização de um negócio é o plano de trabalho.
Sabe o que é um plano de trabalho? Está procurando um modelo de plano de trabalho para implementar no seu negócio?
Maravilha: você está no post certo.
O que é plano de trabalho?
Um plano de trabalho nada mais é do que um esquema (visual ou composto por texto) que lista todas as ações e etapas que precisam ser realizadas para concluir um projeto específico.
O objetivo do plano de trabalho é servir como um mapa completo para a empresa, listando as respostas, os recursos, os materiais e as tarefas envolvidas em um determinado projeto.
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Os planos de trabalho normalmente nos ajudam a responder três perguntas fundamentais para o funcionamento de um negócio:
- Quando iniciar as etapas do projeto?
- Quando concluir as etapas do projeto?
- Como avaliar se o projeto está funcionando adequadamente?
Trocando em miúdos: o plano de trabalho é uma ferramenta organizacional que ajuda empresas e pequenos negócios a otimizarem seu funcionamento interno.
E isso é só o início – até porque essa ferramenta pode ajudar você a responder muitas outras perguntas importantes para a saúde de um negócio. Não acredita?
É só continuar lendo.
Perguntas fundamentais para montar um plano de trabalho
Antes de mostrarmos um modelo de plano de trabalho e entrarmos em mais detalhes sobre como construir um modelo próprio para a sua loja virtual, é importante listarmos as perguntas que devem nortear os planos de trabalho:
Elementos essenciais para um plano de trabalho
Olhando a imagem acima, fica bem claro que as perguntas fundamentais para montar um plano de trabalho são bastante concretas – e envolvem alguns elementos bem importantes, que foram destacados em sublinhado.
Vejamos, a seguir, cada um desses elementos em detalhes:
Estratégia
Definir a estratégia significa, antes de tudo, definir o plano de ação: as ações que a sua empresa precisa realizar para atingir aquele objetivo final que você tem como meta. Uma boa estratégia deve levar em conta o tempo hábil que você e a sua equipe têm em mãos – e, claro, os recursos que já possuem.
Recursos
Quando usamos a palavra “recursos” nesse contexto, estamos nos referindo principalmente a recursos financeiros – investimento externo e/ou fluxo de caixa próprio – e recursos manuais, ou seja: quantas pessoas trabalharão nesse projeto.
Responsabilidade por cada tarefa
O plano de trabalho precisa definir de forma clara e objetiva quem são as pessoas envolvidas no projeto, e quais são as responsabilidades de cada uma.
Prazo
Os prazos de cada tarefa e o prazo final são essenciais para garantir o sucesso dessa empreitada, então fique alerta: se você ainda não faz uma boa gestão do tempo, agora é a hora de mudar esse cenário.
Canais
A escolha dos canais vai depender na natureza do seu objetivo principal.
Se você está pensando em otimizar o serviço de atendimento ao cliente, por exemplo, vale a pena concentrar seus esforços nas redes sociais, em especial no Facebook; mas, se o objetivo é ampliar o alcance da marca, pode ser mais interessante explorar o TikTok app.
Vantagens de implementar um plano de trabalho
O plano de trabalho é uma ferramenta organizacional, mas ela também pode trazer alguns benefícios e vantagens bem interessantes para uma empresa.
Um bom plano de trabalho, afinal, pode:
- Iluminar áreas problemáticas ou pontos confusos do processo interno da empresa;
- Ajudar a integrar os esforços da sua equipe e unificar a etapa de comunicação dos funcionários;
- Construir um panorama mais claro dos objetivos da marca – o que pode ajudar, também, a definir as declarações de missão, visão e valores da empresa;
- Distribuir melhor os recursos e o tempo de cada funcionário;
- Elaborar um sistema que permita avaliar, monitorar e melhorar o funcionamento da empresa e as estratégias de marketing (como vídeo marketing e e-mail marketing) da loja.
Tipos de plano de trabalho
Agora que já mostramos alguns dos elementos básicos de um bom plano de trabalho, vale a pena destacar que você pode usar um modelo de plano de trabalho para outros propósitos que não a construção e a realização de um único projeto dentro da sua empresa.
Na verdade, você pode elaborar um plano de trabalho anual para avaliar o progresso da sua marca e/ou da empresa ao longo do ano. Nessa ocasião, elabore perguntas como:
- Qual foi a taxa de crescimento do e-commerce? Ficou dentro do esperado?
- Os seus esforços de Black Friday marketing trouxeram resultados? Alguma outra data no seu calendário 2021 de feriados gerou vendas?
- Como ficou a presença da marca nas redes sociais? Conseguiu ganhar seguidores no Instagram?
- Seus esforços em vídeo valeram a pena? O canal da marca no YouTube conseguiu ganhar visualizações?
- Como ficou o controle financeiro empresarial durante o ano? Você entrou no vermelho? Conseguiu quitar as dívidas?
Outra opção é criar um plano de trabalho individual – uma opção bem interessante para quem ainda está dando os primeiros passos no mundo do empreendedorismo. Nesse plano de trabalho, você pode elaborar perguntas como:
- Qual é o meu objetivo? O que quero atingir, com o que quero trabalhar e para quem quero vender?
- Minhas finanças pessoais estão em dia? Preciso resolver alguma pendência antes de começar?
- Quero usar um app para ganhar dinheiro nos primeiros meses do meu negócio, para fazer uma renda extra?
- Preciso fazer algum curso online ou assistir a algum webinar sobre empreendedorismo e e-commerce antes de começar?
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Como fazer um plano de trabalho em 6 etapas
Existem dezenas de dicas e planilhas para montar o seu próprio plano de trabalho – ou mesmo apenas um modelo de plano de trabalho – para a sua empresa.
Contudo, como a nossa missão aqui no Oberlo é descomplicar a sua vida, montamos um guia com 6 etapas bem simples:
1. Defina o objetivo final
Já falamos antes, mas não custa lembrar: a primeira coisa a fazer na hora de montar um plano de trabalho ou um modelo de plano de trabalho é definir o objetivo final.
Esse objetivo precisa ser claro, direto e conciso – quanto mais curto e prático, melhor. Por exemplo:
- Abrir uma loja virtual;
- Ampliar a presença da marca no Instagram;
- Lançar ou participar de um programa de afiliados;
- Vender produtos da loja em marketplaces;
- Conseguir mais clientes.
2. Defina o prazo final
O dia final para encerrar as operações listadas no plano de trabalho e começar a avaliar os resultados. Tudo vai depender das particularidades do seu objetivo e, claro, da natureza do seu negócio.
3. Defina as tarefas a serem realizadas
Esta etapa vai ser um pouquinho mais demorada, pois você vai precisar levar em conta todas as ações que precisam ser realizadas para que o projeto seja concluído.
Se o objetivo do seu plano de trabalho é construir uma loja virtual, as tarefas listadas incluirão ações como:
- Usar um gerador de nomes para criar o nome da loja;
- Buscar um nome de domínio e garantir um site para hospedar a loja;
- Criar um logotipo com a ajuda de um gerador de logotipos;
- Criar perfis da marca nas redes sociais;
- Buscar boas ferramentas de SEO para otimizar os conteúdos do site;
- Descobrir como criar um blog e fazer um para a marca;
- Definir a estratégia de precificação de produtos.
4. Defina o tempo estimado para cada tarefa
Nesta etapa, você vai expandir e definir os detalhes para as ações listadas na etapa anterior. Aqui é o momento de definir quais são as ferramentas que você vai utilizar, quais profissionais vai contratar – e quanto tempo cada ação deve demorar.
5. Defina o tipo de relação entre as tarefas
Quando você estiver montando o seu plano, provavelmente vai perceber que existem algumas ações e tarefas que só podem ser realizadas depois que uma ação anterior for concluída.
Por exemplo: para realizar a ação de criar campanhas de publicidade no Facebook, você precisa primeiro criar uma página no Facebook.
Ou ainda: para criar os templates dos e-mails da marca, você precisa antes ter o logotipo da loja e uma lista de e-mails.
Por mais que essa situação seja bem comum em cenários de planejamento como este, é importante se organizar direito para que nada fique travado dentro do plano de trabalho.
Vale lembrar que existem também ações e tarefas que podem ser realizadas de forma paralela, pois não dependem diretamente umas das outras.
Se você já possui perfis nas redes sociais e montou um plano de trabalho com o objetivo de expandir o alcance da sua marca nesses canais, por exemplo, as seguintes etapas poderiam ser realizadas simultaneamente:
- Criar campanhas de publicidade no YouTube;
- Projetar anúncios para o Facebook;
- Otimizar os conteúdos para o Instagram com um bom app para Stories.
6. Defina o prazo de cada tarefa (de trás para frente)
Além de definir o tempo estimado para cada tarefa, também é importante estabelecer o prazo de realização do plano de trabalho como um todo; dessa forma, você terá maior controle sobre as ações que precisam ser realizadas e os recursos que precisam ser captados.
Siga o modelo abaixo para fazer o cálculo de trás para frente – ou seja, do prazo final para a data de início.
Vamos supor que o seu plano tem...
- 5 tarefas que precisam ser realizadas;
- Essas tarefas terão uma duração total de 13 semanas;
- A data de início é 1º de janeiro;
- A data (estimada) para finalizar o plano de ação é 30 de abril.
Com essas quatro informações em mão, você pode começar a separar as tarefas de trás para frente, distribuindo primeiro as últimas tarefas lá em abril e andando pelo calendário até chegar em janeiro.
Modelo de plano de trabalho: 3 exemplos inspiradores
Para encerrar, a gente não podia deixar de mostrar três exemplos bem legais de plano de trabalho, né?
Os modelos abaixo apresentam uma estrutura bastante ampla, o que significa que podem ser adaptados às necessidades e especificidades de qualquer projeto.
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1. Modelo de plano de trabalho básico
O modelo básico é ideal para organizar uma loja virtual ou um empreendimento comercial. Além de ser simples e direto ao ponto, ele lista todos os campos e áreas essenciais para o funcionamento de um negócio online:
2. Modelo de plano de trabalho em calendário
O modelo de plano de trabalho em calendário pode ser bem útil para quem está buscando uma opção com datas mais concretas, pois ele funciona inteiramente de acordo com as semanas de duração estimadas para cada tarefa.
3. Modelo de plano de trabalho: objetivos
O modelo de plano de trabalho centrado em objetivos é, em parte, inspirado no modelo básico; no entanto, a grande diferença é que, aqui, o foco está inteiramente no processo interno de otimização da empresa.
Conclusão
Deu para perceber que um plano de trabalho – e um modelo de plano de trabalho – não precisam ser formatos fixos, né? Na verdade, dá para criar um plano totalmente personalizado, de acordo com as suas necessidades e objetivos.
Esperamos que este post possa ajudar você a organizar a casa e começar a tirar as suas ideias do papel. Se precisar de alguma ajuda, é só falar: a gente está sempre por aqui!
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Como criar um plano de trabalho: resumo
Aqui vai um resumo de como elaborar um plano de trabalho em 6 etapas:
- Defina o objetivo final
- Estabeleça o prazo final
- Estipule as tarefas a serem realizadas
- Defina o tempo estimado para cada tarefa
- Explicite o tipo de relação entre as tarefas
- Coloque um prazo para cada tarefa (de trás para frente)