Se você quer empreender ou já está dando passos para começar um novo trabalho online, deve ter se visto diante de uma grande dificuldade: fazer uma boa gestão do tempo. Afinal, dar forma a uma ideia exige muito trabalho, o que geralmente demanda um tempo considerável.
Um dos motivos por trás disso é que, muitas vezes, quem quer empreender já tem um emprego, o que significa que a maior parte dos dias de trabalho já ficam ocupados.
Além disso, todos precisamos cuidar da nossa família, da saúde e dos estudos. E, como algumas profissões do futuro se baseiam no trabalho em home office, esse equilíbrio perfeito acaba sendo um desafio.
Como se não bastasse, um trabalhador costuma ter muita dificuldade para ser produtivo durante o expediente. Um infográfico da Atlassian, proprietária do software Trello, mostra que, em média, uma pessoa sofre 56 interrupções por dia no trabalho. Além disso, são duas horas por dia se recuperando de distrações!
Por isso, para iniciar um negócio, é preciso fazer uma boa administração do tempo, e nós preparamos este artigo para ajudar você com isso.
A seguir, vamos falar sobre o que é gestão do tempo e como ela se relaciona com a produtividade. Também ensinaremos 6 táticas de como se organizar e daremos dicas de ferramentas e aplicativos que serão úteis para você.
Continue lendo e aproveite!
O que é gestão de tempo?
Gestão do tempo significa produzir mais e melhor no menor tempo possível.
Embora pareça simples, essa ideia causa muita confusão. Há quem pense que, se tivesse mais horas no dia, poderia produzir mais. Por causa desse modo de pensar, essas pessoas acabam dormindo menos do que precisam, pois acreditam que assim terão mais tempo para cuidar de suas atividades.
É claro, precisamos levar em conta que a necessidade de sono é diferente para cada pessoa. O problema é que tem gente que passa do limite, sacrificando horas preciosas de descanso só para ter mais tempo acordado.
No entanto, a administração do tempo envolve definir objetivos, metas e prazos. O objetivo é que você consiga cuidar das suas obrigações e ainda se dedique a projetos pessoais, incluindo iniciar um negócio para ganhar dinheiro na internet.
Quer entender melhor como a gestão do tempo afeta a sua produtividade? Vamos conversar um pouco sobre isso a seguir.
A relação entre gestão de tempo e produtividade
Para compreender a gestão do tempo, vale a pena considerar a lei de Parkinson. Já ouviu falar dela? Veja como é interessante o raciocínio dessa lei: “O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua realização”.
Percebe o que ela significa? Se você tem um dia para realizar uma atividade, provavelmente levará esse tempo para concluí-la. E se o prazo for de dois dias? Então é bem provável que você leve dois dias.
A lei de Parkinson explica, em poucas palavras, o funcionamento da procrastinação.
A dura realidade é que nós tendemos a perder tempo e não concluir tarefas antes do prazo. O problema é que isso reduz nossa produtividade, já que trabalhar muitas horas não quer dizer produzir durante muitas horas. Assim, mesmo tendo tempo para executar alguns projetos, não conseguimos fazer isso.
Por sorte, a administração do tempo resolve esse problema. Ela colabora para a produtividade, fazendo com que você caminhe na direção dos seus objetivos, assim como já ocorreu com pessoas que têm uma história de sucesso com o dropshipping.
3 fatores que prejudicam a gestão do tempo
Você já entendeu a importância da gestão do tempo, mas vale destacar que existem algumas coisas que podem prejudicar o seu planejamento.
Vejamos, a seguir, três delas:
→ Click Here to Launch Your Online Business with Shopify
1. Perfeccionismo
Já ouviu falar da frase: “feito é melhor do que perfeito”?
Pessoas muito perfeccionistas costumam ter grandes dificuldades na hora de desenvolver projetos. O motivo é que elas se apegam a detalhes, querem ter tudo sob controle e precisam realizar cada etapa de um trabalho com perfeição.
Isso faz com que seus projetos acabem ficando parados, já que demandam um tempo e um nível de dedicação que ninguém tem.
Ou seja: o perfeccionismo é um grande vilão da administração do tempo.
2. Falta de foco
A dificuldade de filtrar distrações pode causar um estrago maior do que parece. Quando você está cuidando de uma tarefa e decide fazer uma pausa por qualquer motivo, leva um tempo até que consiga se concentrar novamente na atividade.
E existem números que provam isso: uma especialista disse ao Wall Street Journal que, geralmente, levamos 23 minutos para voltarmos à tarefa que estávamos realizando.
Notificações no celular estão entre os eventos que mais prejudicam a gestão do tempo. Mas, às vezes, temos a tendência de interromper uma atividade para olhar as redes sociais ou outras informações aleatórias na internet mesmo que nenhuma notificação tenha surgido no celular.
3. Falta de prioridades
Por fim, podemos falar sobre a falta de prioridades. Mesmo que consiga fazer muitas coisas sem se distrair, será que essas atividades estão ajudando você a caminhar na direção dos seus objetivos?
O princípio de Pareto, conhecido também como regra do 80/20, diz que, geralmente, 80% dos efeitos vêm de 20% das causas.
Aplicando o conceito à administração do tempo, podemos dizer que 20% das atividades que realizamos são mais importantes e podem ser responsáveis por 80% do progresso em nossos projetos pessoais.
O problema é que algumas pessoas têm dificuldade para definir que atividades são essas. Assim, acabam se tornando apenas tarefeiras: embora consigam fazer muitas coisas no dia, talvez não estejam caminhando em direção aos seus objetivos, como o de ganhar dinheiro em casa.
6 táticas para a gestão do tempo no trabalho
Abraham Lincoln, o 16º presidente dos Estados Unidos, certa vez disse: “Me dê seis horas para derrubar uma árvore e eu gastarei as primeiras quatro afiando o machado”.
Preparar-se para uma atividade pode dar a impressão de ser perda de tempo. Mas o valor disso fica bem evidente na nossa eficiência enquanto estamos cuidando da tarefa.
Agora que já explicamos o que é gestão do tempo e o que ela tem a ver com a produtividade, vamos para a melhor parte: como afiar o machado, ou seja, como fazer um bom planejamento e organizar a sua administração do tempo.
É verdade que esse planejamento pode tomar algum tempo, mas não se preocupe. Você vai perceber que a boa gestão do tempo otimiza a execução do projeto, fazendo valer a pena o trabalho inicial.
A seguir, você verá 6 táticas que podem aprimorar bastante a sua administração do tempo.
Pare com a correria por alguns momentos e experimente colocar em prática as dicas a seguir. É hoje que você vai se tornar uma pessoa produtiva!
1. Defina objetivos
Para fazer uma boa gestão do tempo, o primeiro passo é definir objetivos.
Por exemplo, você quer iniciar um negócio lucrativo? Criar uma loja de e-commerce? Sair do seu emprego? Criar uma fonte de renda passiva? Vender online por dropshipping? Fazer um curso e desenvolver uma nova habilidade?
É preciso ter clareza sobre o que você quer alcançar. Isso é essencial para uma boa administração do tempo, e servirá de base para a segunda tática: a definição de metas.
2. Defina metas
Um objetivo pode parecer intimidador. Afinal, talvez pareça impossível fazer um pequeno negócio crescer a ponto de gerar toda a renda necessária para sustentar você e sua família.
É aí que entra a definição de metas. Por meio delas, você divide um grande objetivo em pequenas etapas alcançáveis para fazer uma gestão de tempo eficaz.
Vamos supor, por exemplo, que seu objetivo final é viver da renda de um e-commerce no Brasil. Quais são as pequenas etapas que você precisará realizar para conseguir isso?
A primeira etapa talvez seja definir como meta abrir uma loja de dropshipping, o que pode ser feito em pouquíssimo tempo e com poucos passos (especialmente se você usar a Shopify e um app como o DSers).
Em seguida, o que é preciso fazer? Se você sentir que precisa aprender mais sobre empreendedorismo, defina como meta fazer alguns dos melhores cursos online sobre o assunto.
Para que essa loja gere uma renda satisfatória, você vai precisar vender bem. Nesse caso, vale a pena definir metas relacionadas com a parte de divulgação. Estratégias de remarketing e retargeting, por exemplo, podem ajudar muito nas vendas.
Viu só? 3 metas alcançáveis que vão colocar você no caminho certo para atingir o seu objetivo final.
Claro, é preciso ser flexível na administração do tempo. No decorrer da jornada, vão surgir novas necessidades que você não previa, mas não tem problema: faça ajustes no seu planejamento e continue definindo novas metas.
Você logo perceberá o quanto já se afastou do ponto de partida em direção ao objetivo final.
3. Defina prioridades
Agora há pouco nós comentamos sobre como a falta de prioridades prejudica a gestão do tempo – e também falamos como é mais fácil determinar as suas prioridades quando você já conta com objetivos e metas definidos.
Só que é preciso garantir que haverá tempo suficiente para cuidar de cada uma das suas prioridades. Você pode ter ideias incríveis para ganhar dinheiro, mas elas não irão para frente se você não tirar tempo para executá-las.
Para isso, faça uma lista com todas as suas atividades da semana. Determine um horário inicial e um final para as tarefas, tomando o cuidado de ser realista no quanto você consegue produzir por hora.
Nesse momento, você vai se deparar com uma realidade difícil de aceitar: não dá tempo de fazer tudo.
Por isso, é preciso abrir mão de certas atividades que não são obrigatórias nem contribuem para atingir seus objetivos. Inclusive, pode ser interessante delegar tarefas, pedindo a ajuda de pessoas próximas.
Agora que você já definiu suas prioridades, talvez tenha ficado com uma dúvida: como fazer uma boa administração do tempo gasto em cada atividade?
É só ver a próxima dica!
4. Use uma agenda
Não há mente que suporte uma grande quantidade de informações sobre a programação de tarefas ou a natureza dessas tarefas, e isso nem é questão de ter boa memória ou não.
Na verdade, tem mais a ver com não sobrecarregar seu cérebro com dados que podem ser transferidos para o papel ou então para softwares específicos. Os profissionais do mundo do empreendedorismo têm muita coisa para fazer, então é bom poupar a mente para o que é mais importante.
Usando uma agenda, você garante que nenhuma atividade essencial seja esquecida, tornando sua gestão do tempo muito mais eficiente. Isso também evita que sua mente se sobrecarregue, o que muitas vezes resulta em estresse e ansiedade.
Você pode usar um caderno, uma agenda e até folhas avulsas de papel. Existem também aplicativos que servem muito bem para essa finalidade. Daqui a pouco você vai conhecer alguns deles, ok?
Mesmo seguindo todas essas dicas, sua administração do tempo pode não funcionar bem por causa dos ladrões de tempo. Entenda isso melhor na próxima dica!
5. Identifique ladrões de tempo
Lembra das 56 interrupções diárias que um trabalhador costuma sofrer no decorrer do expediente? Isso dá cerca de sete interrupções por hora, ou uma a cada oito minutos.
Acontece que podemos gastar cerca de cinco minutos em cada uma dessas pausas. Ou seja, a cada oito minutos, trabalhamos três! E o pior: 80% das interrupções não são importantes.
Existem atividades que roubam nosso tempo, não trazem retorno algum e podem prejudicar qualquer ideia para ganhar dinheiro. Entre elas, podemos citar o costume de acessar redes sociais com muita frequência.
Para começar, as notificações que chegam a todo momento têm o poder de fazer uma pessoa parar o serviço para ver a novidade. Você consegue resistir? A maioria não consegue.
Por isso, é preciso criar estratégias para evitar interrupções. Isso pode envolver configurar as notificações do celular de um modo que elas não interrompam você.
Naturalmente, nem todas as interrupções são causadas pelo celular: algumas, aliás, podem se originar no ambiente e nas pessoas à sua volta. Nesse caso, pode ser uma boa ideia conversar com essas pessoas e procurar maneiras de administrar o tempo em conjunto.
6. Organize o ambiente
A organização do ambiente em que trabalhamos tem um grande peso na gestão do tempo. Se sua mesa costuma ficar bagunçada, talvez você tenha dificuldades para encontrar o que precisa.
Ué, mas se tudo o que é necessário para o trabalho está no computador, uma mesa bagunçada não vai prejudicar você, certo? Errado!
Um estudo publicado na Harvard Business Review mostrou que o ambiente físico influencia significativamente nossa cognição, nossas emoções e nosso comportamento, afetando a tomada de decisão e o relacionamento com outras pessoas.
Ou seja, o ambiente afeta, e muito, o modo como trabalhamos. Quando ele está bagunçado, nós também estamos, o que prejudica a produtividade no home office e em qualquer outro lugar.
Por isso, para fazer uma boa administração do tempo, é essencial dedicar alguns momentos à organização do seu espaço físico. Pense que o tempo gasto nessa atividade será como um investimento que trará benefícios.
5 ferramentas de gestão do tempo
Gostou das dicas de gestão do tempo que acabamos de dar?
Então temos uma surpresa: o conteúdo não acaba por aqui. Para fechar com chave de ouro, que tal vermos algumas ferramentas e aplicativos que podem facilitar a sua administração do tempo?
→ Click Here to Launch Your Online Business with Shopify
1. Técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro sugere que uma boa gestão do tempo envolve trabalhar por 25 minutos e fazer uma pequena pausa de cinco. Depois de repetir esse ciclo quatro vezes, é recomendado fazer um intervalo um pouco maior.
Essa técnica se baseia na nossa dificuldade de manter o foco por um período longo de tempo. Inclusive, existem variações desse conceito que sugerem períodos de trabalho e descanso com outras durações.
Mas o importante é experimentar períodos de foco e intervalo. A tendência é que você consiga fazer uma boa administração do tempo, concentrando-se melhor ao pensar que dentro de alguns minutos estará livre para fazer o que quiser.
2. Técnica GTD
GTD significa, em inglês, Get Things Done. Em tradução livre, a expressão se refere a algo como “faça as coisas”. É uma técnica de gestão de tempo bem simples, que ajuda a pessoa a fazer o que precisa ser feito.
Ou seja: ela pode ser muito útil para você, que quer ganhar uma renda extra.
Essa técnica está baseada em cinco passos:
- Coletar: transfira da sua mente para o papel ou um app tudo o que você precisa fazer;
- Processar: analise todas as tarefas e veja quais exigem uma ação da sua parte;
- Organizar: organize sua lista de acordo com a importância das tarefas e defina um prazo para cada;
- Revisar: a cada dia ou semana, inclua novas tarefas na lista e, se for preciso, redefina as prioridades;
- Fazer: execute suas tarefas (usando, quem sabe, a técnica Pomodoro para evitar distrações).
3. Microsoft To Do
Além das técnicas como essas que mostramos aqui em cima, vale a pena vermos alguns aplicativos. Um deles é o Microsoft To Do, antigo Wunderlist. Com ele, você pode adicionar tarefas com muita rapidez e deixar para organizá-las em outro momento.
Está disponível para iOS, Android e Windows.
4. Todoist
O Todoist é um aplicativo excelente para ajudar você na sua gestão do tempo.
A criação de tarefas é bem simples, o que é ótimo para aqueles momentos em que você está com pressa. É possível informar a tarefa com uma linguagem natural, e o próprio app identifica o prazo, o local e a frequência.
Está disponível para Windows, iOS, macOS, Android, Linux e Apple Watch.
5. Trello
O Trello é uma plataforma que funciona no estilo do quadro Kanban: você define colunas e pode arrastar os cartões entre elas à medida que a tarefa passa para a próxima etapa.
Funciona no navegador, no Android e no iOS.
Gestão do tempo: como usá-la para otimizar sua rotina
Fazer um planejamento para melhorar sua gestão do tempo pode dar algum trabalho, mas você vai perceber os bons resultados dentro de pouquíssimo tempo.
Com as dicas que demos neste post, seus objetivos se tornarão alcançáveis, por mais distantes que possam parecer. Não é preciso ter mais horas no dia; o importante é ter uma boa produtividade nas horas de trabalho que você já tem.
Gostou das nossas dicas e quer iniciar o seu próprio negócio? Então aproveite para conhecer 50 lojas inspiradoras e bem-sucedidas!
Gestão do tempo – como fazer:
- Defina objetivos
- Defina metas
- Defina prioridades
- Use uma agenda
- Identifique ladrões de tempo
- Organize o ambiente